Når du søger om optagelse på gymnasiet, registrerer og behandler vi personoplysninger af forskellig art om dig. Vi sætter stor ære i at sikre, at behandlingen overholder persondataforordningen og den til hver tid gældende danske persondatalovgivning.

Hvor kommer oplysningerne fra?

Der er tale om personoplysninger, du dels selv har givet os på dit ansøgningsskema og dels oplysninger, der stammer fra din tidligere skolegang. I løbet af din tid som elev på gymnasiet kan vi registrere andre personlige oplysninger om dig, som alle har relevans for din uddannelse.

Hvilke oplysninger behandler vi?

Der er primært tale om dit og din fars, mors eller værges navn, adresse, telefonnummer og cpr-nummer. Endvidere skriver vi, hvilken skole du kommer fra sammen med oplysningen om, hvorvidt du skal optages direkte eller efter prøve. Til sidst skriver vi, hvilken uddannelse du har valgt (hf eller gymnasiet), og hvilke fag du skal have de næste år.

Når du begynder at gå på skolen, tilføjer vi, hvilke hold du er på og dine karakterer. Når du senere vælger valgfag, vil de også blive indskrevet i Lectio.

Under dit skoleforløb vil dit fremmøde blive registreret i Lectio, hvortil du får adgang til dine egne data via password. Her kan du også se om skolen har noteret særlige skrivelser omkring dig, ex. tildeling af advarsler, samtale omkring fravær m.m.

Hvordan behandler vi dine oplysninger?

Konkret gør vi følgende, når vi behandler din ansøgning: Vi indhenter/skriver dine oplysninger ind i skolens administrative system, Lectio (jf. Persondataforordningen art. 6, stk. 1, litra c).

Særligt om helbredsoplysninger

Vi behandler kun helbredsoplysninger, du selv har oplyst, eller som vi har fået overdraget fra kommunen i særlige tilfælde og kun, når det er relevant for din uddannelse.

Formål med behandlingen

Alle disse personoplysningerne om dig behandles med det formål at dokumentere, at du opfylder betingelserne for at blive indstillet til eksamen på normale vilkår.

Dine helbredsoplysninger kan være nyttige at tage hensyn til, når vi skal sammensætte et optimalt uddannelsesforløb for dig, fx ved ordblindhed.

Hvem behandler dine oplysninger?

Dine personlige oplysninger er udelukkende tilgængelige for relevante personer, det vil primært sige dine lærere, studievejledere og skolens ledelse og administration.

For at give dig de bedste betingelser under din skolegang, kan gymnasiet benytte eksterne databehandlere.

Du kan få uddybende oplysninger herom ved henvendelse på skolens kontor.

Skolen har pligt til at sende nogle af disse oplysninger videre til Undervisningsministeriet, Regionen, Styrelsen for Videregående Uddannelser (CPR-nummer, fagvalg, karakterer, bestået eksamen), hvorfra oplysningerne også sendes til Danmarks Statistik. Hvis du udmelder dig skolen før afsluttende eksamen eller er frafaldstruet, videregiver skolen information herom til Ungdommens Uddannelsesvejledning i kommunen.

Dine rettigheder

Persondataforordningen (kap. 3, artikel 13-22) giver dig bestemte rettigheder i forbindelse med, at du bliver registreret i skolens administrative system. Du har:

• ret til at få adgang til dine personoplysninger (indsigtsret).
• ret til at få rettet/berigtiget eventuelle urigtige personoplysninger.
• ret til at få slettet personoplysninger, hvis de ikke længere er nødvendige til at opfylde det formål, de blev indsamlet til.
• ret til at gøre indsigelse mod behandling af personoplysninger.
• ret til at kunne flytte de oplysninger, du selv har givet (dataportabilitet).
• ret til at tilbagekalde et eventuelt samtykke, uden at det berører lovligheden af behandling, der er baseret på samtykke, inden tilbagetrækning heraf.
• ret til at få oplyst kilden til oplysningerne – dvs. hvem der har leveret oplysningerne til gymnasiet.
• ret til at få oplyst, om der ligger et lovkrav til grund for indsamling og behandling af oplysningen.
• ret til at klage til Datatilsynet.

Vi bruger ikke dine personoplysninger til direkte markedsføring eller automatiske individuelle afgørelser uden dit skriftlige samtykke.

Vil du vide mere?

Skolen har en persondatahåndbog, der dels kan læses på skolens hjemmeside, dels ved henvendelse på skolens kontor. På skolens hjemmeside finder du også skolens studie- og ordensregler, som det er vigtigt, at du sætter dig ind i for at overholde vores regler om brug af computere, smartphones osv., mens du er på skolens område.

Personoplysninger, du afgiver skriftligt samtykke til, at vi behandler, vil kun være tilgængelige for relevante udpegede personer på skolen, medmindre andet er påkrævet i henhold til lovgivningen.

Kontaktinformationer

Som nævnt kan du få mere præcis information om vores behandling af dine personlige oplysninger ved henvendelse på skolens kontor.

Alternativt kan du kontakte skolens databeskyttelsesrådgiver (DPO) Palle Grønbæk på e-mail pg@frhavn-gym.dk eller på telefon 22 18 11 20 på hverdage mellem kl. 9 og kl. 10.

Om registrering ifølge databeskyttelsesforordningen.

Gymnasiet vil i forbindelse med din ansættelse registrere bestemte personoplysninger om dig. Behandlingen sker med hjemmel i Databeskyttelsesforordningen (art. 6, stk. 1, litra c).

Formål med behandlingen

Formålet med behandlingen af dine personlige oplysninger er dels at overholde gældende ansættelsesret, dels at kunne levere personaleadministration.

Kategorier af personoplysninger

De personoplysninger, som vi registrerer om dig, er:

Almindelige personlige oplysninger: Navn, cpr-nummer, adresse, telefonnummer, mail, kontonummer, formelle faglige kompetencer, eksamensbevis (herunder karakterer), aftalt løn og ansættelsesvilkår.

Følsomme personlige oplysninger: I forbindelse med lønadministration kan vi have registreret dit fagforeningstilhørsforhold. Endvidere kan vi registrere visse helbredsoplysninger, som du selv oplyser os om, og som vi skal tage hensyn til i forbindelse med din ansættelse.

Vi ønsker også at indhente dit skriftlige samtykke til, at dit navn og billede bliver offentliggjort på gymnasiets hjemmeside og i det studieadministrative system, Lectio.

Personoplysninger, du afgiver skriftligt samtykke til at vi behandler, vil kun være tilgængelige for relevante udpegede personer på skolen, medmindre andet er påkrævet i henhold til lovgivningen.

Hvem modtager oplysningerne

Dokumentation i forbindelse med ansøgning og disse almindelige og følsomme personlige oplysninger vil udelukkende blive anvendt administrativt og kan kun tilgås af ansatte i skolens administration og ledelse.

Oplysningerne opbevares og behandles i henholdsvis skolens administrative system (Lectio) og skolens lønsystem (Silkeborg Data). Endvidere videresendes oplysningerne til SKAT og andre offentlige myndigheder i henhold til lovkrav herom.

Hvordan opbevarer vi oplysningerne¨

Når din ansættelse ophører, vil vi senest 5 år efter ansættelsens ophør, slette vores personoplysninger om dig.

Dine rettigheder

Persondataforordningen (kap. 3, artikel 13-22) giver dig bestemte rettigheder i forbindelse med, at du bliver registreret i skolens administrative systemer. Du har:

§   Ret til at modtage oplysning om behandlinger af dine personoplysninger.

§   Ret til at få indsigt i dine personoplysninger, dvs. ret til at se, hvad vi har registreret om dig.

§   Ret til at få urigtige personoplysninger berigtiget, dvs. ret til at få rettet fejlregistreringer.

§   Ret til at få dine personoplysninger slettet (”retten til at blive glemt”), dvs. ret til at få slettet dine oplysninger hos os, når du forlader institutionen.

§   Ret til at flytte dine personoplysninger (dataportabilitet)

§   Ret til at indgive klage til Datatilsynet, hvis du mener, at gymnasiet ikke følger reglerne.

Desuden har du:

§   Ret til at gøre indsigelse mod at personoplysninger anvendes til direkte markedsføring

§   Ret til at gøre indsigelse mod automatiske individuelle afgørelser, herunder profilering

Vi bruger ikke dine personoplysninger til disse to sidste punkter uden først at indhente dit skriftlige samtykke.

Mere information og klagerettigheder

Vil du vide mere, kan du læse skolens persondatahåndbog her.

Er du utilfreds med den måde, vi behandler dine personoplysninger op, har du ret til at klage til Datatilsynet. Kontaktoplysningerne finder du på www.datatilsynet.dk, hvor du også finder et telefonnummer til deres rådgivnings telefon.

Du er også altid velkommen til at kontakte skolens kontor eller Databeskyttelsesrådgiver (DPO) med spørgsmål.

Kontaktoplysninger til skolens DPO:

Palle G. Grønbæk
E-mail: pg@frhavn-gym.dk
Direkte tlf.: 22 18 11 20 hverdage mellem 9:00 og 10:00